ΝΟΜΑΡΧΙΑ ΤΡΙΚΑΛΩΝ - ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Πακέτο Υπηρεσιών:
Συστήματα κατά Παραγγελία
Γενικές Πληροφορίες
Με σκοπό την μείωση του κόστους διαχείρισης αλλά επίσης την βελτίωση της ποιότητας και ταχύτητας των υπηρεσιών που παρέχονται στον πολίτη, η νομαρχία Τρικάλων ενέκρινε την μετατροπή του συστήματος διαχείρισης εγγράφων από χειροκίνητο σε ηλεκτρονικό.
Οι δημόσιες υπηρεσίες παράγουν, λαμβάνουν, επεξεργάζονται και αποθηκεύουν χιλιάδες έγγραφα κάθε χρόνο. Για να διαχειριστούν αυτά τα έγγραφα, όπως και η νομαρχία Τρικάλων, χρησιμοποιούν ένα αυστηρό σύνολο κανόνων που διέπουν όλη το κύκλο ζωής κάθε εγγράφου από την δημιουργία του έως την καταστροφή του ενδεχομένως πολλά χρόνια αργότερα. Επί της ουσίας αυτός ο τρόπος διακίνησης και εύρεσης των εγγράφων αποτελεί ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων το οποίο αναφέρεται ως «Πρωτόκολλο».
Αυτό το project είναι τμήμα ενός μεγαλύτερου έργου το οποίο πραγματοποιήθηκε σε συνεργασία με την J&P ΑΒΑΞ Α.Ε. Λόγω του διαφορετικού αντικειμένου συγκριτικά με τους στόχους του υπόλοιπου έργου παρουσιάζεται εδώ χωριστά για χάριν ευκρίνειας και ως παράδειγμα των υπηρεσιών «Συστήματα κατά Παραγγελία» της EMPRISE.
Περιγραφή Έργου
Η EMPRISE ανέλαβε τον σχεδιασμό και ανάπτυξη του ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης εγγράφων (i-DMS) της νομαρχίας Τρικάλων. Το σύστημα βασίζεται σε μία υπάρχουσα πλατφόρμα της εταιρείας η οποία διαμορφώθηκε και αναπτύχθηκε για να ικανοποιήσει της συγκεκριμένες ανάγκες της εφαρμογής. Η διαμόρφωση ενός υπάρχοντος συστήματος μας επέτρεψε να προσφέρουμε μια οικονομικότερη λύση με μικρότερο χρόνο ανάπτυξης.
Στις προϋποθέσεις για την υιοθέτηση αυτής της τεχνολογίας ήταν η αξιόπιστη αντιπροσώπευση των κανόνων του πρωτοκόλλου. Γι’ αυτό το λόγο οι αρχές του πρωτοκόλλου συμπεριλήφθηκαν και αποτέλεσαν ακέραιο κομμάτι κατά τον σχεδιασμό του συστήματος. Έτσι το πρωτόκολλο επιβάλλεται ηλεκτρονικά από το σύστημα το οποίο εγγυάται, ότι οι κανόνες ακολουθούνται ανά πάσα στιγμή, τόσο για τα εισερχόμενα όσο και για τα εξερχόμενα έγγραφα. Σε συνδυασμό με την αξιόπιστη ανάθεση αριθμού πρωτοκόλλου για το κάθε έγγραφο και την δυνατότητα καθορισμού των κανόνων ροής και κατανομής εργασίας η τελική λύση αντικαθιστά αξιόπιστα το «φυσικό» πρωτόκολλο με το ηλεκτρονικό.
Ο σκελετός του i-DMS αποτελείται από τρία στοιχεία:
- Υποσύστημα σαρώσεως εγγράφων
- Υποσύστημα εργασιών (με ηλεκτρονικό «καλάθι» εισερχόμενων/εξερχόμενων εγγράφων)
- Υποσύστημα παραγωγής αναφορών
Ιδιαίτερη προσοχή δόθηκε στο στοιχείο σάρωσης προκειμένου να ελαχιστοποιηθεί αφ' ενός μεν ο χρόνος σάρωσης ανά έγγραφο αφ' ετέρου να μειωθεί ο αριθμός ενεργειών που χρειάζονται για την εκκίνηση της διαδικασίας σάρωσης (απαιτούνται μόνο δύο κλικ). Η διαδικασία σάρωσης είναι αυτοματοποιημένη σε υψηλό βαθμό και ιδιαίτερα γρήγορη. Πέραν των προφανών λόγων αποδοτικότητας το υποσύστημα σάρωσης σχεδιάστηκε για να προστατέψει το προσωπικό της νομαρχίας από τις επαναλαμβανόμενες κινήσεις που χρειάζονται κατά την ψηφιοποίηση των εγγράφων που βρίσκονται στα αρχεία της νομαρχίας.
Το i-DMS παρέχει γρήγορη αρχειοθέτηση, διανομή και ανάκτηση εγγράφων και είναι γεμάτο με χρήσιμες λειτουργίες.
Επιστροφή στα » Έργα.
